Автоматична звітність

Контекст і вихідна точка

Щоб побачити, як йдуть продажі за день, тиждень чи місяць, менеджеру потрібно було збирати їх з адмінки магазину вручну в excel— без готового порівняння з попереднім періодом і без єдиної картини по всіх розрізах одразу (воронка статусів, категорії, оплата, джерела, доставка, асортимент, повернення).

Проблема

• Адмін-панель магазину не показує готове порівняння «цей період vs попередній такий самий»
• Важливі розрізи продажів (статуси замовлень, категорії, способи оплати, джерела трафіку, доставка, залишки, повернення) розкидані по різних розділах і їх треба зводити вручну
• Регулярний ручний збір такого звіту забирає багато часу і тому робився нерегулярно

Рішення

Три розклади (щодня о 10:00, щопонеділка о 10:00 — за минулий тиждень, 1-го числа о 10:00 — за минулий місяць) автоматично заходять в API магазину, забирають замовлення, повернення та дані по асортименту за потрібний період, рахують усі показники в порівнянні з попереднім таким самим періодом і збирають результат в один Excel-файл з кількома аркушами.

Готовий файл і коротке текстове зведення йдуть на email директору й менеджеру. Є також ручний запуск із вибором конкретного періоду (день/тиждень/місяць) — наприклад, щоб підняти звіт за довільну минулу дату.

Логіка системи

Конфігурація

• Воркфлоу: 1 (три автоматичні розклади + ручний запуск)
• Розклад: щодня 10:00 · щопонеділка 10:00 (за минулий тиждень) · 1-го числа 10:00 (за минулий місяць)
• Аркуші Excel: Підсумок (з порівнянням до попереднього періоду) · По днях (для тижневого/місячного звіту) · Воронка статусів · Категорії · Товари · Оплата · Джерела трафіку · Доставка · Асортимент · Повернення · Продажі детально · Нові замовлення
• Канал доставки: Email (короткий HTML-огляд у листі + повний Excel-звіт як вкладення)

Процес

1. 1Авторизація (HTTP Request login): отримує токен доступу до API магазину.
2. 2Збір даних (Code Get report data): вивантажує замовлення, їх точні поточні статуси, повернення та залишки по категоріях за потрібний період — із запасом по датах, щоб не втратити замовлення, яке оформили раніше, а статус продажу отримало вже в періоді звіту.
3. 3Розрахунок і збірка звіту (Code Build Excel report): рахує виручку, середній чек, конверсію, воронку статусів, розподіл за категоріями, товарах, способах оплати, джерелах трафіку, доставці та асортименту, враховує повернення — і порівнює кожен показник з попереднім таким самим періодом. Усе зводиться в один Excel-файл з окремими аркушами плюс коротке HTML-зведення для тіла листа.
4. 4Надсилання (Send report): готовий звіт і коротке зведення йдуть директору й менеджеру на email.

Результати

• Кількісно: економія часу — близько 10 годин на тиждень, які раніше йшли на ручний збір даних з адмінки й побудову звітів; 3 автоматичні звіти (день / тиждень / місяць) і 12 аналітичних аркушів в одному файлі за один запуск
• Якісно: директор одразу бачить динаміку порівняно з попереднім періодом і повну картину по продажах, без додаткових запитів до менеджера

Ключові особливості

Інструменти

Схема воркфлоу